Confidentialité des données concernant l’outil CoLOS Entitlement, Distribution and Licensing (« EDL »)

1. Introduction

La société Dover Europe Sàrl (ci-après la « Société », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger les données personnelles du client (ci-après le « Client », « vous », « votre » ou « vos ») et entend traiter vos données personnelles de façon transparente et légale. Les données personnelles correspondent aux informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail sont des exemples de données personnelles. Quelles que soient les circonstances, la Société s’engage à traiter les informations personnelles conformément aux principes suivants :

• a. Transparence : les données personnelles sont utilisées de façon équitable, légale et transparente.
• b. Utilisation limitée : les données personnelles sont recueillies dans un but professionnel spécifique et légitime, puis utilisées d’une manière compatible avec cet objectif. Nous les supprimons de façon sécurisée lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
• c. Minimisation des données : seules les données pertinentes sont recueillies ou utilisées afin d’éviter les quantités importantes.
• d. Précision : nous nous efforçons de conserver des données personnelles précises et à jour.
• e. Sécurité et accès limité : les données personnelles sont stockées de façon sécurisée et partagées uniquement avec les personnes en ayant besoin pour atteindre un objectif professionnel.

La présente Déclaration de Confidentialité vise à vous fournir des informations relatives à la façon dont vos données personnelles seront recueillies, utilisées, partagées et protégées dans l’outil CoLOS Entitlement, Distribution and Licensing (outil « EDL »), qui sera déployé par la Société et qui est décrit de façon plus détaillée dans les sections ci-dessous. Vous pouvez consulter la dernière version de la présente Déclaration de Confidentialité sur  http://www.markem-imaje.com/privacy-for-colos. La Société peut être amenée à modifier la présente Déclaration de temps en temps en mettant à jour cette page.

2. Qui est le « responsable du traitement » de vos données personnelles ?

L’outil EDL est mis en œuvre par la société Dover Europe Sàrl. Notre intention est de mettre en œuvre l’outil EDL afin de respecter les lois en vigueur sur la protection des données, dont le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD ») et la législation locale applicable. La société Dover Europe Sàrl est le responsable du traitement de vos données personnelles enregistrées dans l’outil EDL et peut être contactée à l’aide des coordonnées suivantes : Chemin de Blandonnet 10, 1214 Vernier, Suisse, colosprivacy@markem-imaje.com.

3. Quelles sont les données que nous recueillons ou collectons ?

S’agissant de l’outil EDL, la Société traite vos données personnelles pour gérer de façon efficace le Contrat de licence utilisateur final lié à la solution CoLOS et décrit plus loin à la section 5.  Nous ne recueillons pas de données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, et ne procédons pas non plus au traitement des données génétiques, des données biométriques permettant d’identifier une personne de manière unique ou des données concernant la santé, la vie sexuelle et l’orientation sexuelle.

S’agissant de l’outil EDL, la Société recueillera les données personnelles suivantes : prénom, nom, numéro de téléphone professionnel, numéro de fax et adresse e-mail.

4. Comment les données sont-elles traitées ?

L’outil EDL a pour objectif d’aider la Société à gérer le Contrat de licence utilisateur final lié à la solution CoLOS. Il a été conçu en tant que référentiel central pour stocker les données des clients, fournir à la Société un moyen de filtrer, d’enregistrer et de prendre en charge les utilisateurs finaux de la solution CoLOS, ainsi que respecter les lois et les réglementations en vigueur. Nous nous engageons à ne pas utiliser vos données personnelles pour prendre une décision uniquement à partir d’un traitement automatisé si ladite décision a des conséquences juridiques vous concernant ou vous affecte de manière significative, sauf si vous avez donné explicitement votre consentement pour ce traitement. 

S’agissant de l’outil EDL, la Société s’engage à traiter les données personnelles décrites ci-dessus de façon à les stocker dans une base de données centralisée accessible aux quatre coins du monde.

Vos données personnelles peuvent également être traitées dans le cadre d’une procédure judiciaire potentielle ou effective afin que la Société puisse établir, exercer ou défendre ses droits, ou remplir ses obligations légales, y compris mais sans s’y limiter, à la suite d’une demande de la part d’une autorité administrative ou judiciaire compétente ou dès lors qu’un tel traitement est requis en vertu des lois applicables, quelles que soient les circonstances.

5. Pourquoi les données doivent-elles être traitées ?

Le traitement des données dans l’outil EDL reposera toujours sur des motifs légitimes. S’agissant de l’outil EDL, la Société s’engage à traiter les données personnelles décrites ci-dessus dans le ou les buts suivants :

L’outil EDL stockera les données personnelles identifiées ci-dessus pour respecter les exigences professionnelles relatives à l’administration du Contrat de licence utilisateur final lié à la solution CoLOS. L’outil EDL utilisera les données personnelles pour filtrer, enregistrer et prendre en charge les utilisateurs finaux. L’identifiant de messagerie sera également utilisé pour permettre le téléchargement et l’activation de la solution CoLOS. Certaines des informations (par exemple, le nom de la personne, le nom ou l’adresse de la société, l’adresse électronique, etc.) seront utilisées pour extraire le numéro de suivi (preuve d’achat) qui permettra par la suite de bénéficier d’un service d’assistance (réinitialisation d’une licence, par exemple).

Les traitements effectués par la Société au niveau de vos données personnelles stockées dans l’outil EDL sont nécessaires pour l’exécution du Contrat de licence utilisateur final lié à la solution CoLOS, ainsi que le respect des lois et des réglementations en vigueur.

6. Qui a accès à vos données personnelles ?

La Société restreint l’accès à vos données personnelles en notre possession aux seules personnes en ayant besoin pour atteindre un objectif professionnel légitime. Les données personnelles sont partagées sur la base du principe de « besoin de connaître ». Seules les personnes ayant besoin des données pour atteindre un objectif professionnel doivent avoir accès aux données personnelles et uniquement le temps nécessaire pour atteindre ledit objectif. Les différents destinataires ne sont pas autorisés à partager les données personnelles avec d’autres employés ou tiers à moins que ce partage ne soit autorisé et conforme à l’ensemble des politiques en vigueur au sein de la Société. S’agissant tout particulièrement de l’outil EDL, nous anticipons le fait que les catégories de destinataires suivantes auront accès à vos données personnelles aux fins répertoriées ci-dessous :

• Le service Assistance : pour la prise en charge des utilisateurs finaux. L’identifiant de messagerie est utilisé pour envoyer le code d’activation (ou de licence) ou transmettre le package logiciel (par e-mail). Le nom de la société, la ville dans laquelle elle se trouve, ainsi que l’e-mail et le nom de l’utilisateur final sont utilisés pour extraire le numéro de suivi (preuve d’achat) de la base de données. Ces données seront également utilisées pour envoyer le code d’activation ou le package logiciel.
• L’équipe Conformité : pour filtrer « automatiquement » l’utilisateur final lors de son enregistrement (filtrage des parties non autorisées). Les informations transmises à cet outil sont le prénom et le nom de la personne, ainsi que le nom et l’adresse de la société.
• Les autres entités au sein du groupe Dover : pour l’administration et la gestion des dispositions de l’outil EDL et du Contrat de licence utilisateur final. 
• La Société peut solliciter des fournisseurs tiers pour l’aider à traiter de temps en temps des données personnelles. La Société transférera à ces fournisseurs ses obligations en vertu de la loi en vigueur sur la confidentialité des données, exigera desdits fournisseurs qu’ils protègent les données et fournira des informations supplémentaires si la loi l’exige. Nous nous engageons à ne pas vendre, distribuer ou louer vos données personnelles à des tiers à moins que nous disposions de votre autorisation ou que la loi exige de nous que nous le fassions.

Certains des destinataires indiqués ci-dessus peuvent se trouver en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Comme décrit dans la section 7 ci-dessous, des mesures de protection appropriées ont été mises en œuvre pour couvrir les transferts de données aux destinataires, qui s’engagent alors à respecter l’ensemble des lois et des réglementations en vigueur.

7. Où les données sont-elles transférées ? Sur quelle base juridique ?

Les données personnelles des personnes concernées résidant au sein de l’Union européenne peuvent être transférées en dehors de l’EEE aux fins répertoriées ci-dessus en vertu des clauses contractuelles types de l’Union européenne, du bouclier de protection des données personnelles et de tout autre accord juridiquement contraignant et admissible. Ces transferts seront conformes à l’ensemble des lois et des réglementations en vigueur. Vous pouvez obtenir des détails supplémentaires concernant la base sur laquelle reposent les transferts de vos données personnelles en envoyant votre demande à l’adresse colosprivacy@markem-imaje.com.

8. Sécurité des données

Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données personnelles. Pour éviter tout accès et toute divulgation non autorisés, nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées de façon à protéger et sécuriser les données personnelles que nous traitons. Nous avons recours à une suite d’outils de sécurité informatique variés pour protéger les données personnelles et restreindre leur accès. Nous avons également mis en place des mesures physiques et organisationnelles pour empêcher tout accès non autorisé ou illégal aux données personnelles, ainsi que leur perte, destruction ou dommage de façon accidentelle. La Société tient également à jour un inventaire des données personnelles et évalue les systèmes de protection mis en place pour ces données de façon à veiller à ce que nos mesures de sécurité soient parfaitement adaptées à la sensibilité des données.

Par exemple, s’agissant de l’outil EDL, nous avons pris les mesures de sécurité spécifiques suivantes : Les données sont stockées sur des serveurs hébergés dans un centre de données sécurisé, dont l’accès physique est contrôlé au moyen de systèmes à carte. Les serveurs hébergeant les données se trouvent sur le réseau interne de la Société et il n’est possible d’y accéder directement que depuis la Société. Les données en mouvement sont transmises de façon sécurisée au moyen du protocole HTTPS et les données stockées sont également chiffrées. Par ailleurs, comme décrit dans la section 6 ci-dessus, la Société a soigneusement restreint l’accès à vos données personnelles aux seules personnes ayant besoin de les utiliser pour remplir la mission qui leur a été attribuée et uniquement dans la mesure où elles ont besoin d’un tel accès. Seules les personnes ayant besoin des données pour atteindre un objectif professionnel doivent avoir accès aux données personnelles et uniquement le temps nécessaire pour atteindre ledit objectif. Les employés ne sont pas autorisés à partager les données personnelles avec d’autres employés ou tiers à moins que ce partage ne soit autorisé et conforme à la présente politique.

Si, malgré tous nos efforts, une violation des données a lieu, nous nous engageons à faire tout ce qui est en notre pouvoir pour limiter les dommages. En cas de violation de données susceptible de présenter un risque élevé et en fonction des circonstances, nous vous informerons des mesures correctives à prendre pour éviter tout nouveau dommage. Nous informons systématiquement la ou les autorités de surveillance compétentes dans les plus brefs délais.

9. Informations relatives à la conservation des données

La Société s’efforce de ne stocker vos données personnelles que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons traitées, puis de les supprimer de façon sécurisée une fois que l’objectif a été atteint. La durée de conservation de vos données dépend du type de données et de la finalité pour laquelle nous les traitons. Dans le cadre de ces efforts, la Société applique la politique de gestion des enregistrements de Dover lorsque nous devons définir la durée de conservation des données personnelles.  Les périodes de conservation sont définies sur la base de finalités professionnelles légitimes, conformément aux réglementations locales.

10. Droits des personnes concernées

Les droits des personnes concernées varient en fonction de la loi en vigueur localement. Toutefois, vous pouvez toujours demander à la Société de vous fournir plus d’informations au sujet des personnes qui sont en mesure d’accéder aux données qui vous concernent et de les consulter. Si vous avez connaissance de données incorrectes, il relève de votre responsabilité de demander à ce que ces données soient mises à jour et corrigées.

Si vous vous trouvez au sein de l’EEE, vous pouvez également avoir le droit de :

• a. demander à ce que vos données personnelles soient effacées si vous estimez que l’une des situations suivantes s’applique : (i) les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou traitées ; (ii) les données personnelles ont été traitées de façon illégale ; (iii) les données personnelles doivent être effacées de façon à respecter une obligation légale en vertu d’une loi à laquelle est soumis le responsable du traitement ; (iv) vous vous êtes opposé(e) au traitement, qui ne repose sur aucune autre base juridique ;
• b. dans certaines circonstances et pour certaines données personnelles uniquement, recevoir vos données personnelles sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que transmettre les données à un autre responsable du traitement sans entrave ;
• c. restreindre le traitement lorsque l’une des situations suivantes s’applique : (i) vous avez contesté la précision des données personnelles pendant une période permettant au responsable du traitement de vérifier la précision des données personnelles ; (ii) le traitement est illégal, vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et vous demandez plutôt la restriction de leur utilisation ; (iii) le responsable du traitement n’a plus besoin des données personnelles pour le traitement, mais vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre vos droits en termes de réclamation ; (iv) la personne concernée s’est opposée au traitement le temps de vérifier si les motifs légitimes du responsable du traitement priment sur ceux de la personne concernée ;
• d. déposer une réclamation auprès de l’autorité de surveillance, si vous estimez que vos données personnelles ont été traitées de façon illégale.

La Société s’engage à garantir la protection de vos données contre toute utilisation abusive. Si vous pensez que vos données et vos informations ont été utilisées en violation des lois, des réglementations ou des dispositions en vigueur en matière de protection des données, veuillez en informer la Société qui vous apportera son aide. 

Toute demande, y compris celles concernant l’exercice de tels droits, et toute question peuvent être adressées à colosprivacy@markem-imaje.com.